突然の退職でも安心！Web担当者の引継ぎ不足を解決した支援事例
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前任のWeb担当者が突然退職し、十分な引継ぎがないまま後任担当者に選任されたことで、何をどうすれば良いのか不安を感じているWeb担当者様に向けて、把握すべき情報の整理や現状分析の支援事例をご紹介します。
コンテンツ
Web担当者の退職に伴い状況把握にお困りのご相談内容
地方都市に本社を置き、社員数70名でサービス業を営んでおられる企業のWeb担当者様より、「前任者が突然退職し、引き継ぎが不十分なまま自分が担当に選ばれたが、Webに関する知識と経験がなく何から着手すべきかわからず困っている。助言やサポートをお願いしたい」とのご相談をいただきました。
尚、支援内容については守秘義務があるため、詳細な内容は記載せず細部をアレンジしてご紹介します。
引き継ぎ不足に対応するための情報整理プロセス
引き継ぎが不十分であるため後任担当者様が把握されている情報をヒアリングしたところ、引き継ぎ書のようなドキュメントは存在せず、前任者が使用していたパソコン内から必要な情報を探し出さなければならない状況でした。
そこで、デジタルテイクオフにて把握すべき項目を列挙し、順を追ってパソコン内の情報を調べ、必要な情報の有無を確認し整理していく方針を立てました。
Webマーケティング施策の引き継ぎに向けた情報整理
はじめに、これまで実施されてきたWebマーケティング施策について、後任担当者様の記憶にある範囲でヒアリングを行いました。
Webマーケティングの実務には全く関わっていなかったものの、会社としてどのような活動を行っていたか、事業内容や採用活動にもとづいて心当たりのあるマーケティング施策を細かくヒアリングし、WebサイトやSNSのコンテンツ内容と照らし合わせました。
デジタルテイクオフにてWeb上に公開されているWebサイトやSNSアカウントをドキュメントにまとめ、それらの更新履歴を確認することで定期的に更新しているコンテンツを把握するとともに、社名検索を行うことでメディア向けのプレスリリースを配信しているかなど広報活動の履歴も情報収集できました。
これらの情報を後任担当者様と共有し、前任者がどのような情報をWeb上に発信していたかを把握し、引き継ぐべき業務内容を整理しました。
制作パートナー情報とこれまでの依頼内容調査
Webマーケティングを実施するにあたり、外部の制作パートナーへどのような業務を依頼していたかを把握していきます。
Webサイトの改修やSNSアカウントの更新コンテンツ制作など、社内対応の範囲と制作パートナーへの依頼内容を前任者のメール履歴を遡って確認したところ、Webサイトに関しては1社の制作パートナーが判明しましたが、SNSアカウントの運用は外部への発注履歴が無く、前任者が一人で担当していたことがわかりました。
Webサイトの改修を依頼していた制作パートナーには前任者が退職した経緯を説明し、後任担当者より挨拶を行い引き続きサポートをお願いすることとしました。
Webサイト運用に必要な情報収集とログイン手順の確認
続いてWebサイト運用に必要な情報の収集を行いました。
デジタルテイクオフによる調査の結果、Webサイトを管理・更新するためのCMSとしてWordPressが導入されており、アクセス解析ツールとしてGoogle Analyticsが設置されていることが確認されました。
CMSにログインするためには、URL、ID、パスワードが必要であり、Google Analyticsの閲覧にはGoogleアカウント情報が必要です。
これらの情報を前任者のパソコン内から探していただいたところ、各種情報が記載されたドキュメントが見つかり、問題なくログインできることを確認しました。
万が一、これらの情報が見つからない場合は、制作パートナーが管理している可能性がありますので問い合わせてみるとよいでしょう。
Webサイト運用に必要な契約情報と次に把握すべき重要項目
ここまでの調査および情報収集により、前任者が行っていた業務内容をある程度把握し、制作パートナーの存在やWebマーケティングにおける重要なプラットフォームとなるWebサイト運営に必要な各種ログイン情報を確認することができました。
次に把握すべき情報は、Webサイトが設置されているサーバの契約内容や社内メールのアカウント情報、さらにSNSアカウント情報など、Webに関連する重要な情報です。
サーバ契約情報の確認と保守契約内容の再確認
サーバの契約内容について前任者のパソコン内を調べていただいたところ、契約会社、契約プランと料金、サーバ管理画面へのログイン情報などがまとめられたドキュメントが見つかりました。
特に注意すべきポイントは、WebサイトのURLであるドメイン情報、セキュリティ対策となるSSL証明書ならびサーバの契約更新月を把握することです。
これらの契約は更新手続きが必要な場合があり、手続きを怠るとWebサイトが表示されなくなる恐れがあります。
契約更新の有無とタイミングを把握するとともに、サーバ管理画面内の契約者情報を後任担当者の氏名やメールアドレスに変更することで、契約更新時に事前に案内メールが届くように設定しました。
また、制作パートナーとの保守契約内容を確認することも重要です。保守範囲がWebサイト運用に関するCMSのみに限定されているのか、あるいはサーバトラブルにも対応しているのか、予期せぬトラブルが発生した際にどこまでサポート対応が受けられるのかを再確認するよう提案し、制作パートナーと保守契約内容を明確にしていただきました。
社内メールアカウント管理状況の把握
サーバ契約内容を把握しサーバ管理画面へのログインが可能となりましたので、社内のメールアカウント情報を確認しました。
サーバ管理画面にログインしてメールアカウント一覧画面を表示すると、現在利用中の社内メールアカウントが確認できます。
この画面を把握しておくことで、新入社員のメールアカウント追加や退職者のアカウント削除が容易に行えます。
また、社員のパソコンにメールアカウントを設定するための必要な情報も記載されているため、メール設定がスムーズに進められます。
企業によっては、Webサイトを設置しているWebサーバとメール送受信用のメールサーバが別の契約会社であるケースもありますので、自社の状況を把握しておくことが非常に重要です。
SNSアカウント情報の確認と今後の運用戦略の見直し
続いて、運用中のSNSアカウントに関する情報を前任者のパソコンから確認したところ、ログイン情報が見つかりました。
また、これまでに配信されたコンテンツデータも確認できましたが、SNSのターゲットとなるペルソナ情報やコンセプトをまとめた資料は見つかりませんでした。
そのため、今後のSNS運用については一から見直し、後任担当者様とデジタルテイクオフにてソーシャルマーケティング戦略を協議することとしました。
さらにパソコン内からはWeb広告を実施した際の広告予算やターゲットキーワード、広告タイトルなどの資料も見つかりましたので、今後の参考資料として後任担当者様のパソコンへ保存しました。
今後のWebマーケティング課題の整理と解決提案
Web担当者が突然退職し、引き継ぎが不十分な状態で後任担当者様とともにWebサイトやSNSアカウント、制作パートナーとの関係性、各種ログイン情報、契約内容などWebマーケティング運用に必要な情報を把握してきました。
これらの情報が収集されたことで後任担当者様も安心されましたが、今後のWebマーケティング運用をどのように進めていくのかという新たな課題が浮上しました。
具体的課題とデジタルテイクオフからの解決提案を紹介します。
CMSの操作習得とWebサイト運用に必要な知識の提供
Webサイトの運用において、お知らせ情報の掲載や既存ページの文章編集、画像差し替えなどは、導入されているCMSであるWordPressを操作して行うこととなります。
しかし、後任担当者様はこれまでWordPressを操作した経験がなく、その構成や操作方法を把握する必要がありました。
デジタルテイクオフで操作説明を行うことも可能でしたが、Webサイトを制作した制作パートナーがサイト構成を把握しているため、操作説明の依頼を制作パートナーに行うことを提案しました。
その後、制作パートナーによる操作説明を受け、問題無くWordPressの操作が可能となり、スムーズに情報の更新が行えるようになりました。
しかし、後任担当者様はWebサイト運用の経験がないことから、どのような情報を掲載すべきか、SEO施策の基本知識、既存ページのトーン＆マナーに沿ったレイアウトや配色、文章校正のルールなど、Webサイト運用に必要な知識についてデジタルテイクオフから助言しました。
SNS運用の見直しとソーシャルマーケティング支援
SNS運用については一から見直すこととなり、デジタルテイクオフが運用支援を行いました。
これまでに配信されたコンテンツを確認しましたが、ターゲットやコンセプトが明確に定まっていなかったため、後任担当者様に対してターゲットを明確にするためのペルソナ定義やSNSアカウントのコンセプト設計の必要性をご説明し、上流工程からソーシャルマーケティングの見直しを図りました。
ペルソナとコンセプトが決定した後は、配信コンテンツの企画・制作、および配信スケジュールの作成まで伴走型の支援を行い、現在も継続してSNS運用をサポートしています。
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Webマーケティングの目的と目標の設定による新たなスタート
Webサイトの継続運用およびSNSアカウントの見直しによる再スタートを切ることで、後任担当者様によるWebマーケティングの引き継ぎは一旦落ち着いたものの、何を目的としたWebマーケティングなのか、また会社として求める成果は何なのかといったWebマーケティングのゴールについて、後任担当者様と協議を行いました。
その結果、前任者が行っていたWebマーケティングを継続することを目的としたこれまでの業務から、Webマーケティングの目的・目標を明確にし、戦略・戦術を立案していく必要があることをご理解いただき、デジタルテイクオフにてWebマーケティング戦略・戦術立案支援をさせていただくこととなりました。
Webに関する知識がない方がWeb担当者に任命された場合でも、デジタルテイクオフのようなWebマーケティング支援会社のサポートを活用することで、効果的なWebマーケティングの実行が可能となります。
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まとめ
中小企業においてはWeb担当者の業務が属人化しているケースが多く、業務内容を複数人で共有できている企業は少ないのではないでしょうか。
Web担当者が突然退職し、引き継ぎが不十分な状況で後任担当者様が困惑されているケースは決して珍しいことではありません。
デジタルテイクオフでは、Webマーケティングの引き継ぎに必要な支援はもちろんのこと、戦略・戦術立案支援から社内の組織体制作りまで、ご担当者様とともに成果に結びつく伴走型支援を行っております。
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Webマーケティング支援内容
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