Webサイトリニューアルに必須！RFPの重要性と作成のポイント
この記事を読んで頂きたい方
Web制作会社など外部のコンテンツ制作会社との進め方でトラブルをご経験された方、また発注先選定や発注方法についてお悩みのご担当者様へ、双方の認識を共有し目的・目標に向かって生産性の高いプロジェクトを進行可能とするRFP（提案依頼書）作成の支援事例を紹介します。
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Webサイトリニューアルの進め方にお悩みのご担当者様が多数存在
これまでWebマーケティング支援を行う中で、集客プラットフォームとなるWebサイトリニューアルが必要となり、サイトコンセプトの企画からサイトマップの設計など上流工程から多数の中小企業様と一緒にWebサイトの再構築を行って参りました。
その中で、Web制作会社への依頼方法や選定方法に悩まれるご担当者様が多くいらっしゃいましたので、RFP（提案依頼書）の作成支援事例を紹介します。
RFP（提案依頼書）とは何か？その重要性について
はじめにRFPについての説明と、その重要性について紹介いたします。
私の経験上、中小企業においてWebサイト制作や動画制作などを制作会社に発注する際、RFPを作成し制作会社へ提出した上で、打合せやコンペを開催する企業様は稀です。
そのためさまざまなトラブルを経験された方もいらっしゃいますので、RFPの目的と作成するメリット、RFP無く発注する場合のリスクについて触れておきたいと思います。
RFPの基本的な定義と目的について
RFP（提案依頼書）は、Webサイトリニューアルを行う際に制作会社に対して具体的な提案を求めるための重要な文書となります。
その基本的な定義は、プロジェクトの目的、制作要件、予算、スケジュールなど必要な情報を詳細にまとめた提案依頼書であり、特に複数の制作会社から提案を得る際、RFPに沿った内容で提案内容の比較や選定を容易にする役割を持ちます。
RFPの目的としては、提案を行う制作会社がプロジェクトの要求を正確に理解し、それに基づいた最適な提案を行うためのガイドラインを提供することです。
これにより、発注側と制作会社の間で余計な質疑応答を省くことができ、双方のコミュニケーションロスを削減することができます。
またRFPによってプロジェクト開始前に目標と要件を明確にすることで、制作過程での誤解や認識のズレを防ぎ、納期遅延や予算オーバーなどのリスクを軽減します。
RFPを作成することのメリット
ほとんどの企業においてWebサイトリニューアルを行う際は、複数の制作会社へ声がけを行いコンペ形式で発注先を選定します。
その際、RFPを作成することで発注側がその目的や目標、制作要件を整理することで、複数の制作会社へ一斉に同じ情報を提供し、同じ条件で提案を受けることができます。
制作会社によっては、RFPプラスαの独自提案を加えてプレゼンテーションされる場合がありますが、選定基準が明確になっていることで各社の提案を客観的に比較でき、自社のニーズに最も適したパートナーを選定することができます。
加えてRFPを作成する過程において、社内のプロジェクトメンバー間でリニューアルに向けて共通の理解が得られ、制作開始以降も目的、目標に向けて一貫性のあるプロジェクト進行が期待できます。
RFPが無いことによるリスク
RFP（提案依頼書）を作成しない場合の主なリスクとしては、生産管理の三大原則であるQCD（品質・コスト・納期）に直結します。
①品質低下のリスク
明確なRFPを作成せずキックオフしてしまうと、制作会社は発注側の意図や制作要件を正確に把握できず、制作会社主導でWebサイト制作が進み、完成したサイトが当初期待していた品質基準を満たさない結果となってしまう可能性が高くなります。
制作会社がヒアリングに重きをおいても、それに明確に答える指針が無ければ同様の結果となってしまいます。
②予算オーバーのリスク
RFPを作成しない場合、制作要件や範囲が曖昧になる可能性が高く、制作途中で仕様変更が発生したり追加でページ制作が必要となるなどして予期しない追加コストが発生することがあります。
担当者からしてみると当初の予算で社内稟議が承認されている手前、追加コストを受け入れるのが難しく制作会社からしてみれば制作工数の増加によりリソースを無駄に消費することとなります。
このように予算オーバーになるリスクを抑えることもRFPの役割となります。
③納期遅延のリスク
本来RFPで定義すべき目的や制作要件が曖昧な状態で制作スタートした場合、制作会社が作成したサイトマップが仮の状態となり、ページ単位でコンテンツを検討したタイミングで仕様変更や追加要件が発生しやすくなります。
サイトコンセプトやターゲットも曖昧だとすればサイト構成やコンテンツを確定する基準が無く、プロジェクトメンバーや上司の意見に振り回されるケースもあります。
このような状況においては計画通りの進行が困難になり、納期が大幅に遅れる可能性が高まります。
RFP作成の基本ステップとポイント
ここまでRFPの重要性ならび目的、作成するメリットと作成しない場合のリスクについて説明しました。
ここからはRFPを作成する際の基本的ステップとポイントについてまとめます。
提案依頼案件ごとに細かな項目は変わってきますが、課題や目標を明確にすることや必須項目のリストアップなど、RFP作成に必要不可欠な項目をWebサイトリニューアルの際のRFP作成事例として説明します。
現状分析と目標設定の重要性について
Webサイトリニューアル制作を行う際の制作会社向けRFP作成において、現状分析とは現在のWebサイトへの訪問ユーザー数や各ページのセッション数、コンバージョン率などの具体的なデータを集計し、現状の課題とリニューアルサイトへ引継ぎたいコンテンツなどを明確にします。
そしてこれらの現状分析結果に基づきリニューアルの目標設定を行うことが重要となります。
目標設定では具体的で測定可能な目標を掲げます。例えば「月間のコンバージョン件数は30件とする」「30件のコンバージョンを獲得するために想定されるセッション数を5000件とする」など、明確な数値目標を設定することで制作会社がプロジェクトの方向性を正確に理解し、それに応じた提案を行うことができます。
逆に現状分析と目標設定が曖昧だと、制作会社によってはデザイン重視や提供されたコンテンツを掲載するのみに留まる可能性があり、結果として期待する効果が得られないサイトになる可能性が高くなります。
必須項目の洗い出しと優先順位付け
必須項目の洗い出しとは、Webサイトリニューアルにおいて必要不可欠な要素を具体的にリストアップすることです。
具体例としては、レスポンシブウェブデザインやセキュリティ対策といったサイトの基本的な機能のほか、SEO対策内容やWebサイトの更新・運用に必須となるコンテンツ管理システム（CMS）の選定、アクセス解析ツールの導入などが挙げられます。
次にこれらの項目に対して優先順位を付けることで重要度の割合を整理し、制作会社へ発注側の意図をわかりやすく伝えます。
優先順位付けの方法としては、ビジネス目標への影響度や実現可能性、制作スケジュールと予算との整合性を行いながら各項目の優先度を決めます。
現状分析から出た課題も考慮し優先度を決めることも重要です。このようにRFPを作成するうえで重要な要素を見落とさないためのポイントとして、プロジェクト初期段階で社内関係部署の意見を集約し、Webサイトに求めることやリニューアル後の運用体制を明確にしておくことが必要となります。
効果的な質問項目の設定方法
作成したRFPを複数の制作会社へ配布し、提案内容をプレゼンテーションしてもらうコンペ形式が一般的です。
このような場合、各制作会社からの提案を評価・選定するために効果的な質問項目の設定をRFP内に記載しておくことで、各社の能力や提案の具体性、プロジェクトに対する理解度を把握することができます。
効果的な質問項目の作り方としてはプロジェクトの目標達成に直結する項目に焦点を当て、例えば「過去に手掛けた同規模のプロジェクトの成功事例を紹介してください」といった実績を把握する質問や、「提案する技術やツールの選定理由を教えてください」という質問は、技術的な選択がどのようにプロジェクトの成功に寄与するかを理解するのに役立ちますし、制作会社の技術力とその根拠に基づいた提案の信頼性を判断するために重要です。
このような質問項目を設定することで制作会社の提案を多角的に評価し、自社に最適なパートナーを選定するための貴重な判断材料を得ることができます。
しかし、Web業界ならではの専門用語や制作ツールの適性などを理解するには、相応の知識や経験が必要となります。
そのためデジタルテイクオフがRFP作成段階から携わり、制作会社のプレゼンにも同席させていただくことで第三者視点で制作会社選定のお手伝いをさせていただきます。
WebサイトリニューアルのRFP作成内容
ここまでRFPの重要性と作成においての基本的ステップを紹介しました。
ここからは実際の支援事例として、中小企業がコーポレートサイトリニューアルを行う際に行なったRFP作成支援内容を紹介します。
デジタルテイクオフに頂いたご相談内容は、コーポレートサイトのリニューアルを検討中だが、どのように進めてよいか悩んでおり助言をもらうことは可能でしょうか？という内容でした。
詳細ヒアリングを行ったうえでRFPの重要性についての説明と作成支援をご提案し着手することとなりました。
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目的と要件の明確化
はじめにリニューアルの目的と要件を明確にします。
ご相談いただいた企業様の目的は売上拡大のための企業ブランディング強化でしたので、企業のビジョンや顧客に提供できる価値をより明確に伝えるためのデザインやコンテンツが必要となります。
そのため要件を定義するためにどのような方法で企業のブランディングを強化していくのかを、経営陣や担当者、関連部署の関係者などプロジェクトに関わるメンバーと議論し意見を集約しました。
具体的には、
- リニューアルが必要となった背景と経緯
- 現在のブランディング課題と目指すべき成果
- ターゲットとなる顧客
- 自社の特徴と強み
- 競合他社ならびベンチマークする企業
- リニューアルサイト公開希望日
- 予算
などをもとにプロジェクトの方向性を明確にし、RFPへ記載しました。
サイト構成と機能要件の決定
つづいてデジタルテイクオフにて現状サイトのサイトマップ作成とアクセス解析ツールによるユーザーのアクセス状況ならび行動分析を行い、現状サイトの課題を明確にしたうえでリニューアルサイトに必要な機能の定義を進めました。
具体的には、
- ブランドデザイン刷新のためのロゴデザイン制作要件
- コンテンツマーケティングを継続して社内運用可能とするCMSの導入
- ブランド訴求をリッチコンテンツで発信する動画一覧ページの制作
- スマートフォン、タブレット、パソコンに最適化するWebデザイン
- お問い合わせフォームの入力完了率を高めるためのEFO（エントリーフォーム最適化）
- 現行アクセス解析ツールの引継ぎ
- 最新バージョンのCMS動作環境を満たすレンタルサーバ
など具体的で実現可能な要件を定義し、RFPに反映しました。
また別紙にてリニューアルサイトのサイトマップを作成することで、どのページにどのようなコンテンツを掲載するのかを整理し、制作会社に対して明確な制作要件を提示することとしました。
デザインコンセプトとコンテンツ要件の策定
リニューアルサイトの構成をサイトマップで定義し機能要件を整理した後、デザインコンセプトとコンテンツ要件を明確にしました。
デザインとコンテンツの要件を明確にするためには、どのような顧客がターゲットなのかを具体的にするためペルソナ設定が重要となります。
そのためプロジェクトメンバーと協議の上、ペルソナを定義しデザインとコンテンツの指針を固めました。
コンテンツ要件の策定では現状コンテンツの再構築に加え、コンテンツマーケティングを進めていくうえで重要となる更新型コンテンツを協議し、どのような情報であれば継続して発信できるのかを考慮した上でコンテンツ要件をまとめています。
このようなステップを踏むことで、発注側が求めるリニューアル結果の明確化と必要な手段を事前に協議し、制作会社がプロジェクトの意図をしっかり把握できるRFPが完成します。
まとめ
冒頭でも触れましたが、Webサイトを制作するにおいて制作会社向けにRFPを作成する中小企業は少ないと感じます。
理由としては、RFPの存在を知らない場合やRFPの重要性を理解されていないケースもありますが、制作依頼内容を整理したいとなってもWebに関する専門知識が無く、どのような情報が必要なのかが不明なケースが多いのではないでしょうか？
プロジェクトを成功に導くためには発注側の目的や目標が明確であることが重要です。その手段となる制作要件を定義して制作会社へ依頼するためのRFP作成をデジタルテイクオフがお手伝いいたします。
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